紹興市中心醫(yī)院醫(yī)共體總院紙質(zhì)病案托管保管項(xiàng)目的市場調(diào)研公告

為了緩解紹興市中心醫(yī)院醫(yī)共體總院紙質(zhì)病案儲(chǔ)存空間壓力，確保檔案資料保管的安全性，近期本院將進(jìn)行紙質(zhì)病案委托保管的市場征詢調(diào)查（具體要求詳見附件二）。現(xiàn)特邀請具有本項(xiàng)目實(shí)施能力的供應(yīng)商在截止時(shí)間內(nèi)報(bào)名參加。疫情防控期間一律通過電子郵箱報(bào)名，郵箱：923844674@qq.com，郵件名請標(biāo)注為：項(xiàng)目名稱+供應(yīng)商名稱+聯(lián)系人及聯(lián)系電話。網(wǎng)上報(bào)名時(shí)間為2022年11月8日至2022年11月14日16：00截止。

招標(biāo)辦電話（咨詢）：0575-84569596

1.參加市場征詢調(diào)查網(wǎng)上報(bào)名時(shí)需提交的資料：

(1)企業(yè)營業(yè)執(zhí)照（復(fù)印件加蓋公章）；         

(2)法定代表人授權(quán)委托書（加蓋公章）；

(3)法人代表身份證復(fù)印件（加蓋公章）；

(4)被授權(quán)人身份證復(fù)印件+指定聯(lián)系手機(jī)（加蓋公章）；

(6)報(bào)價(jià)單（附件一）（加蓋公章）；

附件一：報(bào)價(jià)單

注：最終按實(shí)際移交檔案箱數(shù)結(jié)算。

附件二：

一、采購項(xiàng)目主要內(nèi)容

紙質(zhì)病案移交、實(shí)物的清點(diǎn)核對(duì)、登記、箱號(hào)條碼和內(nèi)容的對(duì)接、運(yùn)輸、上架、存儲(chǔ)保管，以及檔案調(diào)閱、查閱、遠(yuǎn)程調(diào)閱和相應(yīng)實(shí)體檔案的送取服務(wù)。

  現(xiàn)考慮將部分紙質(zhì)病案托管到專業(yè)第三方檔案托管中心存放，約40萬份；

1、服務(wù)要求、服務(wù)范圍：

（1）.紙質(zhì)病案打包完成裝箱的原則是依據(jù)住院病歷上架號(hào)順序依次裝箱，紙箱外需標(biāo)記箱號(hào)并粘貼病案住院號(hào)清單明細(xì)。采用專用檔案箱裝箱，為規(guī)格內(nèi)徑尺寸：不小于420mm×315mm×230mm（長×寬×高）。檔案箱材質(zhì)：箱面紙里紙≥220g牛皮紙，B瓦≥160g高強(qiáng)瓦楞紙的三層折疊紙箱。以上專用檔案箱由中標(biāo)單位免費(fèi)提供。

（2）.第一批移交紙質(zhì)病案托管按2000年至2014年所有紙質(zhì)病案，今后根據(jù)紹興市中心醫(yī)院醫(yī)共體總院存放需要，按批次移交，中標(biāo)人應(yīng)考慮到醫(yī)院今后由增量須備足夠存放容量。

2、托管病案交接

嚴(yán)格管理，明確責(zé)任，嚴(yán)格執(zhí)行安全保密管理制度，確保檔案的安全；嚴(yán)格落實(shí)質(zhì)量管理措施，各關(guān)鍵工作環(huán)節(jié)須安排有工作經(jīng)驗(yàn)的檔案專業(yè)人員進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督和質(zhì)量管控，確保各環(huán)節(jié)工作符合規(guī)范和質(zhì)量要求，建立完整、規(guī)范的工作記錄。

(1)雙方代表在業(yè)主單位檔案庫房內(nèi)清點(diǎn)病案箱號(hào)、病案箱數(shù),并在記錄單上簽字蓋章。

(2)供應(yīng)商在交接移庫后50天內(nèi)給采購人提供紙質(zhì)病案清單，清單內(nèi)容包括：住院號(hào)、姓名、出院日期、住院次數(shù)。

(3)記錄單一式兩份，雙方各執(zhí)一份。

4、檔案托管服務(wù)期限：3年。檔案托管服務(wù)按年支付，紙質(zhì)檔案移庫至中標(biāo)方檔案中心雙方核對(duì)數(shù)量確認(rèn)后，15天內(nèi)支付當(dāng)年的檔案托管費(fèi)用。

二、庫房要求

1、供應(yīng)商檔案庫房應(yīng)有符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（JGJ25-2010）、《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》（建標(biāo)103-2008）的檔案存放庫房要求檔案托管庫房符合安全要求，庫房空余容量需滿足本項(xiàng)目紙質(zhì)病案存放的需求。庫房建筑面積≥5000平方。

2、供應(yīng)商所提供的檔案庫房應(yīng)為自有產(chǎn)權(quán)，且未被查封，未涉及任何法律糾紛，如因糾紛而產(chǎn)生的任何后果，由供應(yīng)商負(fù)責(zé)，并承擔(dān)采購人的相關(guān)損失，確保檔案長期存放的穩(wěn)定性。提供產(chǎn)證等證明材料。

3、供應(yīng)商檔案庫房應(yīng)為獨(dú)立獨(dú)幢，庫房為必須專用，做到辦公室、閱覽室、其他技術(shù)用房、檔案庫房隔離，庫房內(nèi)禁止存放與檔案無關(guān)的其他物品。

4、按照檔案庫房“九防”要求，即防潮、防水、防火、防盜、防光及防紫外線照射、防高溫防低溫、防塵、防蟲、防鼠，認(rèn)真落實(shí)好庫內(nèi)檔案防護(hù)措施。

（1）．防水、防潮。庫房均為2樓及以上樓層，檔案庫房內(nèi)取暖管線不得有接頭，不得有水龍頭和洗漱盆等設(shè)施。頂層庫房要達(dá)到防水要求。要配備加濕器、去濕機(jī)、防潮劑等設(shè)備和藥劑達(dá)到防護(hù)效果，相對(duì)濕度控制在45%-60%，并做到每天記錄。

（2）．防火。檔案庫房內(nèi)存放均為紙質(zhì)病案，所提供的檔案庫房按照GB 50140—2005、DA/T 45—2009、等標(biāo)準(zhǔn)配置消防自動(dòng)滅火設(shè)施（禁止使用已淘汰的庫房消防設(shè)備，如類似干粉滅火裝置和庫房懸掛式滅火裝置作為檔案消防滅火系統(tǒng)），庫房內(nèi)應(yīng)采用甲級(jí)鋼制防火門，須提供防火門廠家合格證明材料。所提供的檔案庫房應(yīng)經(jīng)過國家相關(guān)部門的消防驗(yàn)收及檢查。滅火介質(zhì)不能對(duì)檔案產(chǎn)生二次損害，不能污染環(huán)境。檔案裝具、檔案庫房裝修履行時(shí)所用的材料應(yīng)為阻燃材料。嚴(yán)禁吸煙和使用明火；檔案庫房在正式啟用前應(yīng)通過消防部門的驗(yàn)收，并提供相關(guān)證明材料。

（3）．防盜。檔案庫房門要為防盜門，一樓檔案庫房要安裝防護(hù)欄。如有外遮陽設(shè)施時(shí)，要做防盜處理。樓出入口、圍墻周圍、樓層、庫房四重?zé)o視角全覆蓋視頻安防監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)控視頻數(shù)據(jù)保存90天以上；庫區(qū)內(nèi)每個(gè)庫房設(shè)防盜報(bào)警系統(tǒng)，與110公安系統(tǒng)聯(lián)接；出入口及庫房均有設(shè)智能門禁系統(tǒng)。保安24小時(shí)值班，并定期內(nèi)庫房內(nèi)外進(jìn)行每2小時(shí)巡更。提供消防相關(guān)證明材料。

（4）．防光防紫外線。檔案庫房要安裝防光窗簾遮光窗簾，遮光率要求達(dá)到95%以上。庫房采用無紫外線照明，采用封閉式檔案裝具，給檔案更好的安全保護(hù)。

（5）.防高溫防低溫。檔案庫房溫濕度實(shí)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，有專業(yè)空調(diào)設(shè)備設(shè)施調(diào)節(jié)庫房溫濕度，數(shù)據(jù)保存不少于24個(gè)月，人工記錄數(shù)據(jù)不少于2次/天。乙方庫房管理人員應(yīng)每日定時(shí)進(jìn)行庫房巡查，發(fā)現(xiàn)安全隱患和問題及時(shí)處理，并做好記錄，確保檔案的完整與安全。檔案庫房溫度控制在14-24℃，晝夜變化不大于2℃,相對(duì)濕度控制在45%-60%，晝夜變化不大于5%。（投標(biāo)文件中提供至少5個(gè)不同檔案庫房的溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)導(dǎo)出以月為單位近6個(gè)溫濕度曲線圖）

（6）.防塵。檔案庫房要遠(yuǎn)離污染源，并具備較好的封閉功能。要有通風(fēng)設(shè)施和凈化空氣設(shè)備。檔案庫房墻壁粉刷材料要符合環(huán)保要求。要配備消毒設(shè)備對(duì)進(jìn)出庫檔案進(jìn)行消毒以防檔案污染。應(yīng)配備吸塵器，對(duì)檔案庫房除塵。

（7）．防蟲。檔案庫房要保持清潔，庫房及檔案柜架內(nèi)要放置適量的防蟲劑。利用臭氧消毒設(shè)備每月進(jìn)行一次消毒，消毒時(shí)檔案柜架門要敞開，并做好登記工作。

（8）．防鼠。通過放置滅鼠藥等辦法確保庫房內(nèi)無鼠害。

（9）利用信息化手段對(duì)檔案庫房及檔案進(jìn)行日常管理及維護(hù)。采用智能化管理系統(tǒng)，對(duì)庫房檔案存放智能化定位，便于快速查閱。對(duì)庫房進(jìn)行檔案出庫、檔案入庫、檔案調(diào)閱、檔案盤點(diǎn)等系統(tǒng)化管理。

三、安全保密要求

1、招標(biāo)人提供的全部文件資料，均屬保密內(nèi)容，未經(jīng)招標(biāo)人書面同意，不得擅自利用或?qū)ν獍l(fā)表或披露。違反前述約定的，中標(biāo)人應(yīng)向招標(biāo)人支付違約金0.5萬元人民幣，違約金不足以彌補(bǔ)招標(biāo)人損失的，招標(biāo)人有權(quán)繼續(xù)追究中標(biāo)人的賠償責(zé)任及相關(guān)法律責(zé)任。

2、投標(biāo)人須制定嚴(yán)密的安全保密措施，嚴(yán)格遵守保密相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格遵守安全保密制度，確保檔案實(shí)物和信息數(shù)據(jù)的安全和保密。嚴(yán)禁將實(shí)物攜帶出保管場地（招標(biāo)人檔案調(diào)閱、配送服務(wù)除外）。

3、投標(biāo)人不得出現(xiàn)丟失、損壞、損毀檔案、檔案材料內(nèi)容；泄露檔案內(nèi)容信息（包括檔案實(shí)物內(nèi)容信息）；私自圈劃、涂改、復(fù)制、抽取或偽造檔案材料；擅自處理或銷毀檔案材料等嚴(yán)重違反安全保密要求的行為。如發(fā)生以上情況，投標(biāo)人須承擔(dān)補(bǔ)救責(zé)任和損害賠償責(zé)任，直至追究法律責(zé)任，招標(biāo)人有權(quán)解除合同。

4、保密期限自乙方接收或知悉甲方信息資料之日起至該信息資料公開之日或甲方書面解除乙方保密義務(wù)之日止。

四、其他商務(wù)要求

1、采購人監(jiān)管：采購人每年可去供應(yīng)商病案庫房巡視二次，巡視人數(shù)不能超出3人，兩次差旅費(fèi)由供應(yīng)商負(fù)責(zé)。如采購商在不通知供應(yīng)商的情況下去供應(yīng)商庫房巡視，巡視的差旅費(fèi)用由采購人負(fù)責(zé)。

2、供應(yīng)商庫房位置較近，離招標(biāo)人2小時(shí)車程內(nèi)，方便我院人員巡查，庫房在一個(gè)整體空間至少能夠存貯10000箱，保證同一區(qū)域，不能分割不同場地存貯。

3、未數(shù)字化的病案需要電子版時(shí)，供應(yīng)商及時(shí)將其數(shù)字化并通過互聯(lián)網(wǎng)將其傳給采購人。

4、采購人需要病案原件，其中實(shí)體檔案調(diào)閱服務(wù)：緊急病歷檔案3小時(shí)內(nèi)，普通病歷檔案1個(gè)工作日。人工及交通費(fèi)用由供應(yīng)商負(fù)責(zé)，采購商不接受任何的第三方轉(zhuǎn)送或郵寄方式運(yùn)送病案原件，所有病案原件必須由供應(yīng)商指定公司員工專車配送。

5、送達(dá)采購人的病案原件由采購人保存，采購人每季度把調(diào)用病案原件重新交接供應(yīng)商保管。（交接方式另定）

6、病案原件到達(dá)后采購人需填寫病案原件簽收單（一式兩份），簽收單內(nèi)容包括：原件送達(dá)時(shí)間、病案號(hào)、病人姓名、出院時(shí)間簽收后的病案原件在采購人處保存，簽收單由病案室工作人員簽名和蓋病案室公章，雙方各持清單保管。

7、供應(yīng)商檔案庫房未符合紙質(zhì)病案存放要求須無條件整改，整改時(shí)間須在30天內(nèi)完成。

8、供應(yīng)商的人員應(yīng)服從采購人的管理，包括作息時(shí)間、節(jié)假日安排、

工作安排、規(guī)章制度等。

9、供應(yīng)商建立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膿p失評(píng)估流程，確保甲方權(quán)益得到及時(shí)合理的保障。必要時(shí)委托第三方進(jìn)行損失評(píng)估，包含在合同總價(jià)中。對(duì)存儲(chǔ)的文檔購買專門的商業(yè)保險(xiǎn)，如文檔遭受火災(zāi)、水淹、盜搶都列入理賠范圍內(nèi)。若發(fā)生損失，所有理賠款支付給甲方。

10、中標(biāo)單位應(yīng)無條件響應(yīng)在合同期間增加的檔案進(jìn)行及時(shí)裝箱、運(yùn)輸、移庫、托管服務(wù)，按檔案托管實(shí)際數(shù)量結(jié)算，不得額外增加費(fèi)用。   

11、采購人自行到檔案庫房調(diào)閱，不限次數(shù)，免費(fèi)提供。中標(biāo)單位免費(fèi)提供遠(yuǎn)程調(diào)閱,每周2次調(diào)閱日，提前報(bào)告檔案托管中心，進(jìn)行調(diào)閱掃描調(diào)閱。